Pengalaman menjadi Sukarelawan APEC SOM-1

Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC) adalah sebuah forum yang diikuti oleh 21 negara di sekitar Samudera Pasifik. Berdiri pada tahun 1989, APEC dibentuk sebagai respon atas semakin berkembangnya interdependensi di antara ekonomi negara-negara Asia-Pasifik dengan tujuan mempromosikan nilai-nilai perdagangan bebas serta mempererat hubungan negara-negara Asia-Pasifik. Untuk melakukannya, APEC mengadakan pertemuan setiap tahun untuk melaporkan perkembangan kerjasama ekonomi negara-negara Asia-Pasifik sekaligus membicarakan prospek kerjasama ekonomi di masa depan.

Pertemuan APEC selalu diadakan dengan tuan rumah yang berbeda di tiap tahunnya dan pada tahun 2013 ini, Indonesia berhasil mendapatkan kesempatan tersebut. Pertemuan ini dilaksanakan dalam sebuah rangkaian acara yang bermula dari Senior Official Meeting 1 (SOM-1) di Jakarta selama dua minggu dari tanggal 25 Januari – 7 Februari 2013. Agar SOM-1 dapat berjalan dengan lancar, maka Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia memutuskan untuk meminta bantuan dari seluruh mahasiswa Hubungan Internasional (HI) di Jakarta. 

Universitas Paramadina merupakan salah satu universitas yang dimintai bantuan oleh Kemenlu, sehingga diputuskan bahwa lima orang dari jurusan HI, yaitu: Galang, Miftah, Venny, Sandy, dan Gema untuk menjadi sukarelawan SOM-1. Pada perkembangannya, Kemenlu masih mengalami kekurangan relawan, sehingga diputuskan untuk menambah dua orang dari Universitas Paramadina, yaitu: Diffa dan Derina. Total sebanyak tujuh orang dari Universitas Paramadina bekerja untuk menyukseskan SOM-1 selama dua minggu tersebut.

Tulisan ini merupakan bentuk laporan sekaligus pertanggungjawaban atas amanah yang diberikan pada kami bertujuh. Di dalam tulisan ini akan dijelaskan mengenai pekerjaan-pekerjaan yang kami lakukan. Secara umum, terdapat tiga jenis pekerjaan yang dilakukan secara bergiliran oleh kami, yaitu: 1. Meeting Room Attendant (MRA) Supporter; 2. Meeting Area Attendant (MAA); 3. Document Center (DC) Runner. Ketiga jenis pekerjaan tersebut akan dijelaskan secara terperinci pada bab-nya masing-masing. Melalui tulisan ini, kami berharap bahwa pengalaman-pengalaman yang dialami selama kami bekerja dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai pekerjaan seorang sukarelawan dalam sebuah pertemuan multilateral.

7 Manusia Kece

Meeting Room Attendant (MRA) Supporter

Meeting Room Attendant (MRA) adalah petugas yang bekerja di dalam ruangan ketika sidang berlangsung. Perintah yang diberikan hanyalah satu, yaitu memastikan sidang berjalan dengan lancar tanpa gangguan. Sebagai MRA Supporter, kami hanya menjadi asisten dari para MRA tersebut yang kebanyakan berasal dari Kementerian Luar Negeri. Tugas kami yang pertama adalah memastikan apakah mikrofon yang berada di setiap meja delegasi berfungsi atau tidak. Kemudian, kami  harus membagikan dokumen dan agenda acara yang sesuai dengan tema pada pertemuan atau rapat yang diselenggarakan di ballroom tersebut. 

Selain membagikan dokumen dan agenda, kami juga bertugas untuk membagikan absensi yang wajib diisi oleh seluruh delegasi yang hadir di pertemuan tersebut. Absensi tersebut terbagi menjadi dua yaitu absensi untuk Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dan untuk secretariat APEC. kami juga turut bertugas memberikan alat bantu semacam pengontrol jarak jauh untuk presentasi para delegasi. Ketika sidang sudah dimulai, kami hanya perlu untuk duduk dan mengawasi jalannya sidang, seandainya ada delegasi yang membutuhkan asistensi kami, seperti mengkopi bahan presentasi yang mereka miliki.

Suasana sebelum sidang dimulai

Pengalaman yang kami dapatkan selama menjadi MRA Supporter adalah mendapatkan kesempatan untuk tahu bagaimana jalannya rapat APEC berlangsung. kami juga bertemu dan dapat berbincang dengan beberapa delegasi yang ramah mengenai APEC, Jakarta, maupun tentang kehidupan sebagai mahasiswa Hubungan Internasional dan kami juga berkesempatan mendapatkan kartu nama mereka, dengan pesan kami diberi keleluasaan untuk menghubungi mereka apabila ingin menanyakan sesuatu berkaitan dengan dunia internasional. Pengalaman APEC yang kami dapat kan merupakan, pengalaman yang sangat berarti untuk kami dan kami merasa sangat beruntung karena kami bisa menjadi salah satu dari volunteer APEC. Suatu kehormatan bagi kami untuk dapat merasakan menjadi seorang volunteer yang turun langsung menangani dan bekerja untuk acara APEC yang berlangsung di Jakarta kemarin.

Meeting Area Attendant (MAA)

Meeting Area Attendant (MAA) adalah petugas yang berada di luar ruangan saat sidang berlangsung. Sebagai MAA, kami bertugas untuk memastikan sidang berjalan dengan lancar dari luar ruang pertemuan. Caranya yaitu dengan menjaga pintu masuk untuk menerima para tamu dan delegasi dimana disana terdapat alat bernama RFID untuk memeriksa ID card. 

Siapapun yang ingin melewati pintu masuk wajib menempelkan ID Card mereka di alat tersebut. Dengan begitu, kami dapat memastikan apakah orang yang masuk benar-benar delegasi yang dapat masuk ke ruang pertemuan atau tidak. Sementara untuk yang bukan delegasi, dibutuhkan kartu tambahan yang disebut dengan Overpass untuk dapat melewati pemeriksaan RFID.

Contoh ID Card dan Overpass

Walaupun terkesan sederhana, namun pekerjaan ini sangat penting agar sidang dapat berjalan dengan lancar tanpa gangguan dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Sistem ini termasuk sangat ketat karena setinggi apapun jabatan seseorang, jika ia tidak lolos pemeriksaan ID Card, maka ia tidak dapat lewat. Selain itu, sebagai MAA kami juga bertugas untuk melayani pertanyaan-pertanyaan delegasi terkait letak ruangan. Hal ini penting sebab lokasi meeting area yang luas dan berada di dua tempat berbeda sering membuat bingung para delegasi yang akan bersidang. Berikut beberapa pengalaman menarik saat menjadi MAA:

1. Ketika itu, beberapa warga negara asing yang kami asumsikan sebagai warga negara Tiongkok tiba-tiba menanyakan di mana letak Ballroom 4. kami dan rekan MAA kami sedikit kebingungan karena di Ritz-Carlton Kuningan hanya ada Ballroom 1, 2, 3&5 saja. Ketika kami menjelaskan bahwa di Ritz-Carlton tidak terdapat Ballroom 4, mereka justru marah dan hampir saja menerobos penjagaan. Beberapa petugas keamanan bertindak tegas dan akhirnya warga negara asing tersebut dibawa turun ke lobi utama.

2.Pagi itu menjelang meeting pertama, hanya Galang yang bertugas menjaga RFID di depan eskalator dekat Ballroom 5 di Ritz-Carlton. Saat itu, ada seorang delegasi yang membutuhkan informasi sehingga Galang membantunya. Tetapi keputusan tersebut ternyata justru menjadi kesalahan yang cukup fatal. Ketika kami membantu delegasi tersebut, tidak ada seorang pun yang mengawasi monitor RFID, bahkan petugas keamanan yang seharusnya membantu Galang tidak mengawasinya. Ketika itu pula datang Bapak Direktur Asia-Pasifik. Beliau akhirnya menanyakan kenapa tidak ada seorang pun yang mengawasi monitor RFID dan menganggap bila lebih baik RFID ditiadakan saja karena seakan tidak berfungsi secara maksimal dan membuang-buang uang saja. Kami pun yang bertugas di area tersebut terkena omelan Bapak Direktur. Pengalaman yang sangat berharga untuk tidak diulang lagi di kemudian hari.

3.Pengalaman di hari pertama APEC tanggal 25 Januari merupakan pengalaman yang sangat berharga bagi kami. kami yang tidak mengikuti briefing akhir sehari sebelumnya, dikejutkan dengan pertanyaan seorang delegasi yang menanyakan tentang bagaimana cara dia untuk kembali ke hotelnya menggunakan bis transit. kami 100% tidak tahu jawabannya hanya terdiam dan sebenarnya kami sudah mengarahkan delegasi tersebut untuk menanyakannya kepada pihak hotel namun dia tetap bersikukuh bertanya pada kami karena kami seorang volunteer. Akibatnya, delegasi tersebut memarahi kami dengan raut muka yang penuh dengan kekecewaan. Beruntung, seorang petugas hotel melihat kejadian tersebut dan membantu kami.

Document Center (DC) Runner

Pada setiap meeting pastilah ada dan membutuhkan dokumen, baik itu dokumen pribadi maupun dokumen untuk dibagikan kepada peserta meeting. Pada SOM 1 APEC kali ini, panitia menyiapkan bagian yang bertugas khusus mwngurusi dokumen-dokumen. Bagian ini disebut dengan Document Center (DC) Runner. Document Center merupakan salah satu bagian terpenting dari pertemuan APEC, karena di bagian inilah semua dokumen digandakan dan dibagikan ke setiap ruangan pertemuan. Letak kepentingan dari bagian ini adalah ketika meeting akan dimulai, jika tidak ada dokumen yang dipersiapkan, maka meeting tidak akan dapat berjalan.

Untuk menggandakan sebuah dokumen, delegasi haruslah mengisi form pengajuan/permintaan penggandaan dokumen sekurang-kurangnya sehari sebelum pertemuan diselenggarakan. Apabila ada delegasi yang yang belum mengisi form pengajuan maka dokumen tidak bisa digandakan. Tidak hanya menggandakan, bagian ini pun mengontrol peredaran dokumen yang ada disetiap pertemuan. Jika ada dokumen ( dokumen dari APEC ) yang beredar tanpa seizin sekertaris APEC, yang bertugas di Document Center, maka dokumen akan ditarik kembali karena dianggap ilegal.

Dokumen yang diedarkan merupakan dokumen yang bersifat rahasia. Rahasia dalam artian tidak ada seorang pun yang boleh mengedarkan dokumen diluar pertemuan. Dengan begitu dokumen yang tersisa usai pertemuan haruslah dikembalikan ke bagian Document Center oleh MRA yang bertugas di tiap ruangan. Tak hanya dokumen yang bersifat rahasia, ruangan DC juga merupakan “Restricted Area”, oleh karena itu, hanya orang yang bertugas di DC yang diperbolehkan mengakses ruangan ini. Hal ini tentu bertujuan untuk menghindari hal-hal yang bisa mengganggu kelancaran bagian DC dalam mengontrol dokumen. Document Center tidak hanya bertempat di Ritz Carlton Hotel, di Marriot pun ada ruangan DC. Namun dikarenakan lebih banyak pertemuan yang diselengarakan di Ritz maka, volunteer DC Ritz jumlahnya lebih banyak.

Sebagai seorang DC Runner, kami akan mendapatkan kesibukan yang lebih daripada yang lain  karena setiap harinya harus menyediakan seluruh dokumen-dokumen yang dibutuhkan ketika meeting, juga menyiapkan dan mengantarkan dokumen-dokumen tersebut ke ruangan pada saat sebelum meeting dimulai. Selain membagikan dokumen, pada saat sebelum meeting kami juga bertugas memberikan alat bantu seperti walkie talkie kepada yang bertugas sebagai MRA di dalam ruangan meeting. Bekerja di Ruang Document Center membuat kami mempelajari bahwa bagaimana cara bekerja dengan tepat waktu secara profesional.

Kesimpulan

       Dua minggu bekerja sebagai sukarelawan APEC SOM-1 merupakan sebuah pengalaman yang berharga bagi  kami. Setiap harinya kami dapat bertemu dengan banyak orang dari berbagai bidang pekerjaan dan belajar dari mereka. Kami melihat bagaimana para MRA begitu serius memastikan segala hal mulai dari kelengkapan dokumen, mikrofon, sampai hal kecil seperti snack para delegasi. Di luar ruangan, kami melihat bagaimana para petugas keamanan bekerja tanpa kenal lelah untuk memastikan keamanan area di sekitar tempat pertemuan. Tak jarang mereka membantu kami untuk mengusir orang tak dikenal yang memaksa masuk ke ruang sidang dan mengaku sebagai delegasi. Dan di documenting center, kami benar-benar melihat betapa sibuknya orang-orang di tempat yang merupakan jantung pertemuan ini. Walaupun yang kami kerjakan hanya menyusun dokumen dan menggandakannya, namun kami menyadari bahwa pekerjaan inilah yang memungkinkan APEC dapat berjalan dengan sukses dan menjaga nama Indonesia.

Para Volunteer APEC SOM-1 

Ketiga pekerjaan yang kami lakukan mungkin terkesan remeh-temeh, namun kami menyadari bahwa ketiga pekerjaan itulah yang menopang pertemuan APEC ini. Oleh sebab itu, kami pun melakukannya dengan sungguh-sungguh. Sebagai hasilnya, banyak manfaat yang kami raih, seperti melihat langsung bagaimana diplomat berdiplomasi, mengetahui pekerjaan yang dilakukan orang-orang Kementerian Luar Negeri, dan tentunya mendapatkan teman sesama jurusan HI dari seluruh Jakarta. Demikian laporan ini dibuat.

Ditulis oleh: Galang Nafiandi, Cardiffa Bertyana Robby, Derina Jayanti, Venny Heriyanti, Sandi Pala Mahendra, Gema Ramadhan Bastari, dan Miftahur Rahman

Terimakasih telah membaca :-)